บทที่ 7 การพิมพ์จดหมายธุรกิจตามหลักการ
การพิมพ์จดหมายธุรกิจตามหลักการ
จดหมายธุรกิจเป็นจดหมายที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารด้านธุรกิจต่างๆ ใช้สำนวนภาษาที่เป็นสากลนิยม สุภาพ และเหมาะสม มีรูปแบบการพิมพ์ที่ถูกต้อง สะอาด สวยงาม โดยการพิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ทั้งนี้เพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้รับหรือลูกค้าที่ติดต่อสื่อสารกัน
ส่วนต่างๆของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ
จดหมายธุรกิจต่างประเทศ ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้
1. หัวจดหมาย (Letterhead หรือ Heading) ประกอบด้วย ชื่อบริษัท ห้างร้าน ที่อยู่ โทรศัพท์โทรสาร หรือ e-mail ปกติหัวจดหมายจะมีขนาดกว้างประมาณ 1½-2 นิ้ว
2. วัน เดือน ปี (Data line) พิมพ์ไว้ใต้บรรทัดสุดท้ายของหัวจดหมาย 3-4 ระยะบรรทัดเดี่ยว เริ่มพิมพ์ที่กึ่งกลางกระดาษ หรือพิมพ์ชิดกั้นหน้าซ้ายมือ หรือชิดกั้นหลังขวามือสำหรับจดหมายบางแบบ
3. ชื่อและที่อยู่ผู้รับจดหมาย (Inside Address) พิมพ์ชิดกั้นหน้าใต้วันที่ โดยปัด 4-8 ระยะบรรทัดเดี่ยว ตาขนาดสั้นยาวของจดหมาย ประกอบด้วย ชื่อ-สกุล ตำแหน่ง ชื่อบริษัท เลขที่ ถนน เมือง รับ และรหัสไปรษณีย์ (Zip Code) ให้พิมพ์ห่างจากชื่อรัฐ 2-3 ตัวอักษร
4. การระบุชื่อผู้รับ (Attention Line) พิมพ์ไว้ใต้ที่อยู่ผู้รับจดหมาย 2 ระยะบรรทัดเดี่ยวใช้ในกรณีที่ผู้รับจดหมายเป็นชื่อบริษัท ห้างร้าน ถ้าทราบชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับให้ระบุหรือพิมพ์ไว้ใน Attention
5. คำขึ้นต้นจดหมาย (Salutation) พิมพ์ชิดกั้นหน้าด้านซ้ายใต้ที่อยู่ผู้รับจดหมายหรือใต้ Attention (ถ้ามี) 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว
6. ชื่อเรื่อง(Subject Line) พิมพ์ไว้ใต้คำขึ้นต้นหรือใต้ Subject (ถ้ามี) การขึ้นตอนใหม่หรือย่อหน้าใหม่ (5 ตัวอักษร) ให้ปัด 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว
7. ข้อความจดหมาย (Body of Letter) พิมพ์ไว้ใต้คำขึ้นต้นหรือใต้ Subject (ถ้ามี) การขึ้นตอนใหม่หรือย่อหน้าใหม่ (5 ตัวอักษร) ให้ปัด 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว
8. คำลงท้ายจดหมาย (Complimentary Closed) พิมพ์ไว้ใต้ข้อความจดหมาย 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว ส่วนใหญ่จะเริ่มพิมพ์ที่กึ่งกลางกระดาษ ยกเว้นจดหมายแบบ Full Blocked และ Square Blocked
9. ชื่อบริษัท หรือชื่อห้างร้าน (Company Name) พิมพ์ไว้ใต้คำลงท้าย 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว และพิมพ์ตัวใหญ่ทั้งบรรทัด หรือจะพิมพ์ชื่อบริษัท ห้างร้านไว้ใต้ตำแหน่งโดยปัด 1 ระยะบรรทัด
10. ชื่อและตำแหน่งผู้ลงนามในจดหมาย (Name and Position) พิมพ์ไว้ใต้คำลงท้าย หรือชื่อบริษัท (ถ้ามี) 4 ระยะบรรทัดเดี่ยว ถ้าชื่อสั้นอาจจะพิมพ์ตำแหน่งไว้บรรทัดเดียวกับชื่อก็ได้ โดยคั่นด้วยเครื่องหมาย , (Comma) หรืออาจพิมพ์ตำแหน่งไว้ใต้ชื่อ 1 ระยะบรรทัดเดี่ยว
11. ชื่อย่ออ้างอิง (Identification Data หรือ Initials) จดหมายธุรกิจมักจะพิมพ์ชื่อย่อของผู้สั่งพิมพ์และผู้พิมพ์ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบจดหมาย โดยพิมพ์ชิดกั้นหน้าใต้ชื่อและตำแหน่ง 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว หรือจะพิมพ์เฉพาะชื่อย่อผู้พิมพ์ก็ได้ ปกติชื่อย่อผู้สั่งพิมพ์จะพิมพ์ตัวใหญ่ ชื่อย่อผู้พิมพ์จะพิมพ์ตัวเล็ก
12. สิ่งที่ส่งมาด้วย (Enclosure) บางครั้งจดหมายมีสิ่งที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย ฉะนั้นในตัวจดหมายจะต้องพิมพ์ระบุว่ามี Enclosure ให้พิมพ์ไว้ใต้ชื่อย่ออ้างอิง 2 ระยะบรรทัดเดี่ยวและก่อนปิดซองจดหมายต้องตรวจสอบสิ่งที่ส่งไปด้วยให้เรียบร้อย
13. สำเนาคู่ฉบับ (Carbon Copy) หรือ cc ถ้าต้องการนำส่งสำเนาไปยังผู้เกี่ยวข้องนอกเหนือจากผู้รับใน Inside Address แล้ว ให้ระบุชื่อผู้ที่ต้องการส่งสำเนาไปให้ไว้ในต้นฉบับด้วยโดยพิมพ์ไว้ใต้สิ่งที่ส่งมาด้วย 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว
แบบจดหมายธุรกิจต่างประเทศ
ที่นิยมใช้มี 3 แบบ คือ
- Full Blocked Style (Extreme Blocked หรือ Strict Blocked)
- Modified Blocked Style without paragraph หรือ Blocked Style
- Semi-Blocked Style หรือ Modified Blocked Style with Paragraph Indention
การวางรูปแบบจดหมายธุรกิจต่างประเทศ
การพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศ ต้องวางรูปแบบให้ถูกต้อง เหมาะสม สวยงาม โดยพิจารณาจาก้อความของจดหมาย
- จดหมายขนาดสั้น ข้อความต่ำกว่า 100 คำ ความกว้างของจดหมาย เท่ากับ 4 นิ้ว หรือกั้นหน้า – กั้นหลังจากขอบกระดาษ 2 นิ้ว
- จดหมายขนาดกลาง ข้อความ 101 – 200 คำ ความกว่างของจดหมายเท่ากับ 5 นิ้ว หรือกั้นหน้า – กั้นหลังจากขอบกระดาษ 1½ นิ้ว
- จดหมายขนาดยาว ข้อความ 201 – 300 คำขึ้นไป ความกว้างของจดหมายเท่ากับ 6 นิ้ว หรือกั้นหน้า – กั้นหลังจากขอบกระดาษ 1 นิ้ว
- การพิมพ์จดหมายตั้งแต่ 2 หน้าขึ้นไป ความกว้างของจดหมายที่พิมพ์เท่ากับ 6 นิ้ว หรือกั้นหน้า – กั้นหลังเท่ากับ 1 นิ้ว
การพิมพ์เครื่องหมายวรรคตอน (Style of Punctuation)
จดหมายธุรกิจต่างประเทศ มีเครื่องหมายวรรคตอน 3 แบบ คือ
1. Open Punctuation หรือ Open Patten (แบบเปิด) ไม่ต้องใส่เครื่องหมายใดๆ ยกเว้นอักษรย่อ หรือเครื่องหมายจบประโยค จึงจะมีเครื่องหมาย . (Full Stop) ท้ายอักษรนั้น
2. Mixed Punctuation หรือ Standard Pattern (แบบผสม) เป็นแบบที่นิยมใช้กันมากมีเครื่องหมายเพียง 2 แห่ง คือ
: (Colon) หลังคำขึ้นต้น (Salutation)
, (Comma) หลังคำลงท้าย (Complimentary Closed)
: (Colon) หลังคำขึ้นต้น (Salutation)
, (Comma) หลังคำลงท้าย (Complimentary Closed)
3. Closed Punctuation หรือ Full Pattern (แบบปิด) ใส่เครื่องหมายวรรคตอนทุกท้ายบรรทัด ยกเว้นในข้อความจดหมายพิมพ์เหมือนเดิม สำหรับส่วนพิเศษต่างๆ ไม่ต้องใส่เครื่องหมายท้ายบรรทัด
เครื่องหมายวรรคตอนทั้ง 3 แบบ สามารถใช้ได้กับจดหมายทุกรูปแบบนักเรียนจะต้องจดจำและใช้ให้ถูกต้อง
